يعتمد كثير من الجمعيات على المتطوعين في الفعاليات والتوزيع والزيارات، لكن العمل التطوعي يضيع بسهولة بين مجموعات المحادثة والقوائم الورقية: من سجّل ومن حضر وكم ساعة قدّم، ومن يستحق كلمة شكر. إدارة المتطوعين تعني أن تكون لكل متطوع ملف ومهارات وساعات معتمدة، وأن ترى الجمعية أثرهم في لوحة واحدة. وهذا ما تقدمه إضافة المتطوعين في نجيد. في هذا المقال نشرح دورة العمل كاملة، وماذا تعرض اللوحة الحقيقية.
لماذا يصعب تنظيم المتطوعين بالأدوات العادية؟
المتطوع يأتي برغبته، وإذا لم يجد تنظيمًا واضحًا قد لا يعود. وأكثر ما يواجه منسقي التطوع:
- لا أحد يعرف من يملك أي مهارة: فيُختار المتطوع بالمعرفة الشخصية لا بالمناسبة.
- الفرص تُعلن في المحادثات: فيصعب معرفة العدد المطلوب والعدد المسجل.
- الساعات تُحسب في آخر العام: وقد يضيع منها ما لم يُدوَّن في وقته.
- الشكر يتأخر: فلا يصل التقدير إلى المتطوع حين يكون أثره أكبر.
ما الذي تقدمه إضافة المتطوعين في نجيد؟
الإضافة جزء من النظام نفسه، فلا تحتاج الجمعية إلى برنامج مستقل. وتتكون من ست خطوات مترابطة:
- قاعدة المهارات: مهارات كل متطوع وأوقات توفره.
- الفرص التطوعية: المهمة والمكان والعدد المطلوب، مع اقتراح المتطوعين المناسبين.
- سجل الساعات: ساعات كل متطوع يعتمدها المنسق.
- الأوسمة: برونزي وفضي وذهبي وبلاتيني حسب الساعات المعتمدة.
- شهادات الشكر: بالعربي والإنجليزي، تُرسل للمتطوع تلقائيًا.
- لوحة وتقارير: الساعات والمتطوعون والفرص في لوحة واحدة.
لوحة المتطوعين: الصورة في نظرة واحدة
يفتح المنسق لوحة المتطوعين فيجد أرقام الفترة في بطاقات، وفوقها أزرار للتنقل بين هذا الشهر وهذا الربع وهذه السنة وآخر 12 شهرًا. وفي أعلى الشاشة قائمة تنقل بين المتطوعين والفرص التطوعية وسجل الساعات والشهادات والتقارير.
في هذه الشاشة التجريبية تظهر أربع بطاقات: 12 متطوعًا، و31 ساعة تطوع في الفترة المختارة من 4 سجلات، و3 فرص مفتوحة، وساعة واحدة بانتظار التأكيد. وتحتها رسم أعمدة لساعات التطوع في آخر 6 أشهر، وأعلى أعمدته في شهر يوليو، ثم يأتي سبتمبر، ثم أغسطس وأكتوبر. وفي القسم السفلي قائمتان: أحدث الشهادات، وفيها متطوعون بمستوى فضي وذهبي، وأبرز المتطوعين مرتبين بحسب الساعات. والأسماء والأرقام كلها بيانات تجريبية.
من الفرصة إلى الساعة المعتمدة
تبدأ الدورة حين يعلن المنسق فرصة تحدد المهمة والمكان والعدد. ثم يقترح النظام المتطوعين المناسبين من قاعدة المهارات، فلا يعتمد الاختيار على من يتذكره المنسق. وبعد التنفيذ تُسجَّل الساعات، ولا تدخل في الرصيد إلا إذا اعتمدها المنسق. ولهذا تظهر في اللوحة بطاقة الساعات بانتظار التأكيد، فيعرف المنسق ما بقي دون مراجعة.
الأوسمة والشهادات: شكر يصل في وقته
تُحتسب الأوسمة من الساعات المعتمدة: برونزي وفضي وذهبي وبلاتيني. وعندما يبلغ المتطوع مستوى جديدًا يصدر النظام شهادة شكر وتقدير باسم الجمعية وشعارها، بالعربي والإنجليزي، جاهزة للطباعة أو الإرسال. وبذلك لا يحتاج المنسق إلى تصميم شهادة لكل متطوع في آخر العام، ويصل التقدير والمتطوع ما زال متحمسًا.
كيف يخدم هذا مجلس الإدارة؟
حين تُسجَّل ساعات التطوع في النظام، تصبح جزءًا من تقرير الجمعية لا مجرد رقم يُذكر شفهيًا. وتظهر في اللوحة نفسها التي يرى فيها المدير بقية أقسام الجمعية. وإذا كنت تهتم بعرض أثر الجمعية على الداعمين، فاقرأ تقرير الأثر للمتبرعين، فالتطوع جزء من القصة التي ترويها الأرقام.
كيف تبدأ؟
- ابدأ بقاعدة المهارات: سجّل متطوعيك الحاليين ومهاراتهم وأوقات توفرهم.
- اجعل لكل فرصة عددًا محددًا حتى تعرف متى تكتمل.
- اعتمد الساعات أسبوعيًا ولا تؤجلها إلى آخر الشهر.
- راجع اللوحة قبل كل اجتماع مع فريق التطوع.
لمعرفة تفاصيل الوحدة راجع إضافة المتطوعين.
الخلاصة
المتطوع هو أثمن ما تملكه الجمعية، وتنظيمه لا يحتاج إلى أكثر من ملف ومهارات وساعات معتمدة وشكر في وقته. وحين يجمع نجيد هذه العناصر في لوحة واحدة، يتحول التطوع من جهد متفرق إلى عمل منظم يمكن قياسه وتقديره. ويسعد فريق Role8 أن يعرض عليك نجيد على بيانات تجريبية لتراه على طبيعة عمل جمعيتك.
جرّب المتطوعون في نجيد
جرّب نجيد على بيانات تجريبية، أو تواصل معنا ونجهّز لك النظام.
