يتبرع الشخص لجمعيتك ثم لا يسمع شيئًا. بعد شهور تصله رسالة تطلب تبرعًا جديدًا، فيتساءل: أين ذهب تبرعي السابق؟ هنا يأتي دور تقرير الأثر، وهو الرسالة التي تخبر المتبرع بما حدث بعطائه قبل أن يُطلب منه المزيد. والجمعيات التي تتقن هذا التقرير تبني علاقة أطول مع متبرعيها. في هذا المقال نوضح ماذا تكتب فيه، ومتى ترسله، وكيف يجهّزه نجيد من بيانات الجمعية نفسها.
لماذا يهم تقرير الأثر؟
المتبرع لا يطلب الكثير: يريد أن يعرف أن مبلغه وصل إلى جهته، وأنه أحدث فرقًا. وغياب هذا الخبر يترك فراغًا يملؤه الشك. أما حين يصله تقرير واضح فيحصل على أمور عدة:
- ثقة بالجمعية: يرى أن أموال التبرعات لها سجل ومسار.
- سبب للاستمرار: من يرى أثر عطائه أقرب أن يعطي مرة أخرى.
- حكاية يرويها: يستطيع أن يخبر غيره بما حققته الجمعية.
ماذا يحتوي التقرير الجيد؟
في نجيد يتضمن تقرير الأثر ما قدّمه المتبرع، والأسر التي وصلها عطاؤه، وصور الحملات، ويُرسل إليه بالبريد. ويمكن ترتيب المحتوى هكذا:
- شكر مباشر باسمه: جملة قصيرة تبدأ بالامتنان، لا بالأرقام.
- ملخص ما قدّمه: تبرعاته ومجالات دعمه في الفترة.
- ما تحقق بعطائه: الحملة التي ذهب إليها تبرعه، وكم وصل منها إلى المستحقين.
- صور من الحملة: لأن الصورة تقرّب الأثر أكثر من الجدول.
- دعوة للاستمرار: عرض لطيف لبرنامج آخر يناسب اهتمامه، دون إلحاح.
وكلما كانت لغة التقرير قريبة من لغة المتبرع وبعيدة عن المصطلحات الإدارية كان أثرها أعمق. اكتب له كما تكتب لشخص تعرفه، وقصّر الفقرات، واجعل الرقم الأهم في أول السطر.
من أين تأتي معلومات التقرير؟
القاعدة أن التقرير لا يُكتب من الذاكرة، بل من بيانات النظام. فكل متبرع في نجيد له ملف واحد يجمع تبرعاته وإيصالاته وتواصل الجمعية معه، وفيه مجالات الدعم التي يهتم بها مثل كفالة الأيتام أو السلال الغذائية، وبذلك يعرف الموظف أي حملة تناسبه.
وتأتي أرقام الحملة من قائمة الحملات التي تعرض المستهدف والمحصّل ونسبة الإنجاز.
في هذه القائمة التجريبية تظهر حملات بنسب إنجاز مختلفة: بعضها اكتمل بنسبة 100% وبعضها في منتصف الطريق وبعضها ما زال مسودة. ولكل حملة نوع ومبلغ مستهدف ومبلغ محصّل. وهذه الأرقام تساعدك على اختيار وقت الإرسال: فالمتبرع الذي اكتملت حملته يستحق تقريرًا ختاميًا، أما من حملته ما زالت جارية فيستحق تحديثًا في منتصف الطريق.
متى ترسل التقرير؟
لا توجد ساعة سحرية، لكن هذه المواعيد منطقية:
- عند اكتمال الحملة: هذا أفضل وقت، لأن القصة كاملة.
- بعد موسم كبير: كرمضان أو موسم الكساء، فيصل التقرير والذكرى حاضرة.
- للمتبرع الدوري كل فترة ثابتة: حتى يشعر أن عطاءه المستمر مرئي. ويمكنك قراءة التبرعات الدورية لمعرفة كيف تُنظَّم مواعيدها.
- قبل أي طلب تبرع جديد: لا تطلب دعمًا جديدًا من متبرع لم يعرف بعد نتيجة دعمه السابق.
ابدأ بمن يستحق عناية خاصة
لا يتساوى المتبرعون في حجم العطاء، والتقرير الشخصي أنسب لمن يستحقه. وتساعدك لوحة التبرعات في اختيار هؤلاء.
تعرض اللوحة قائمة أكبر المتبرعين بمبالغهم، وأحدث التبرعات مع اسم الحملة التي ذهبت إليها. فيمكن لمدير المتبرعين أن يبدأ بمن في أعلى القائمة فيرسل لهم تقريرًا مفصلًا، ثم يلحق الباقين بتقرير أعم. ويبيّن الرسم الشهري أي الأشهر ارتفعت فيها التبرعات، فيعرف الفريق موعد التقرير الذي يلي كل موسم. وللتوسع في بناء العلاقة مع المتبرع اقرأ إدارة المتبرعين والحملات.
أخطاء تُضعف التقرير
- أرقام بلا حكاية: الجدول وحده لا يحرّك المتبرع، فأضف سطرًا عن الأسر أو الحملة.
- تقرير واحد لكل الناس: المتبرع في كفالة الأيتام يريد أن يقرأ عن الأيتام لا عن الأوقاف.
- التأخر شهورًا: كلما تأخر التقرير ضعف أثره.
- الخلط بين الحملات: اذكر حملة المتبرع بالتحديد، وهذا ما يسهله ربط كل تبرع بحملته في النظام.
- صور بلا إذن: احرص على احترام خصوصية الأسر وسياسة الجمعية عند اختيار الصور.
الخلاصة
تقرير الأثر ليس عملًا إضافيًا، بل هو أرخص طريقة للحفاظ على المتبرع. ملف يجمع تاريخه، وحملات برقمها المستهدف والمحصّل، ولوحة تبيّن من يستحق العناية، وتقرير يُرسل بالبريد من النظام. وإذا أردت أن ترى ذلك على بيانات تجريبية فيسعد فريق Role8 أن يعرضه عليك.
جرّب المتبرعون والحملات في نجيد
جرّب نجيد على بيانات تجريبية، أو تواصل معنا ونجهّز لك النظام.
