إدارة الأوقاف: العقود والريع والإشغال

تدير الجمعية أو المؤسسة وقفًا له صك وواقف وشرط، وله عقارات ووحدات مؤجرة، ويدخل منه ريع يجب أن يُصرف في وجهه. وإذا كانت هذه المعلومات موزعة بين ملف ورقي وجدول إكسل ودفتر محاسبة، فمن الصعب أن يعرف الناظر في أي وقت كم حُصّل من الإيجارات وكم تأخر. إدارة الأوقاف تحتاج إلى نظام يجمع بيانات الوقف وعقاراته وعقوده وريعه في مكان واحد، وهذا ما تقدمه إضافة الأوقاف في نجيد. في هذا المقال نشرح كيف تعمل، وماذا يظهر في شاشاتها.

ما الذي يجعل إدارة الأوقاف مختلفة؟

الوقف ليس مجرد عقار مؤجر. له صك وتاريخ وواقف وناظر وشرط يحدد مصرف غلّته، وريعه يجب ألا يختلط بغيره. ولذلك تتكرر أسئلة الإدارة:

• من يملك ماذا؟ أي عقار يتبع أي وقف، وما وحداته وعقودها.
• أين الريع؟ هل سُجّل إيراد كل عقار على وقفه فعلًا.
• من تأخر؟ أي مستأجر لم يسدد، وكم المبلغ.
• ما شرط الواقف؟ وهل يمكن الرجوع إليه بسهولة عند اتخاذ القرار.

بيانات الوقف في مكانها

تبدأ الإضافة بملف لكل وقف يجمع نوعه، ذريًّا كان أو خيريًّا أو مشتركًا، ورقم الصك وتاريخه، والواقف والناظر وشرط الواقف. فلا يبقى الصك في درج ولا الشرط في ذاكرة شخص واحد.

العقارات والوحدات والعقود

تحت كل وقف تُسجَّل عقاراته، ولكل عقار وحداته وعقود إيجارها، فتبقى كل المعلومات في موضع واحد. ثم يأتي جدول دفعات الإيجار فيُنشئ فواتير الإيجار تلقائيًا مع الضريبة والتأمين، فلا يحتاج الموظف إلى إصدار فاتورة يدوية لكل مستأجر كل مرة.

لوحة الأوقاف: التحصيل في نظرة واحدة

تجمع لوحة المعلومات أرقام التحصيل في مكان واحد، وتتيح للناظر ومجلس الإدارة قراءة وضع الأوقاف دون بحث في الملفات.

في هذه الشاشة التجريبية قسم «التحصيل» فيه المفوتر 114.72k من 14 سجلًا، والمحصّل 79,791.66، ونسبة التحصيل 70%، والمتأخر 94,833.33 من 10 سجلات بلون أحمر ليلفت النظر، والتأمينات المحتفظ بها 115.40k. وتحتها رسم أعمدة لـالمفوتر والمحصل آخر 6 أشهر تظهر فيه أشهر من مايو إلى أكتوبر، وفي بعضها عمود أزرق صغير لغير المدفوع. وقراءة هذه الأرقام تجيب عن السؤال الأهم: كم دخل من الإيجارات وكم لا يزال متأخرًا. وكل هذه البيانات تجريبية.

ريع الوقف في مكانه

أهم ما في الوحدة أن إيراد كل عقار يُسجَّل على صندوق الوقف الخاص به، ويظهر مع الحملات، بدون دفاتر منفصلة. بهذا لا يختلط ريع وقف بآخر، ويرى المحاسب والناظر الصورة نفسها. ويكمل هذا ما شرحناه في مقال صافي الأصول المقيدة وغير المقيدة، وفيه نوضح كيف يظهر ما له شرط خاص مفصولًا عن غيره.

الأوقاف ضمن الحملات

لأن للوقف صندوقه، يمكن إدراجه ضمن قائمة الحملات في الجمعية بنوع «الأوقاف».

تعرض القائمة الحملات بمستهدفها ومحصّلها ونسبة إنجازها وحالتها، وبينها حملات نوعها «الأوقاف» مثل «وقف النور - وقف ريع الإيجارات» الذي ظهر فيه محصّل 14,400.00، ومثل وقف الإحسان ووقف الخير ووقف العطاء ووقف السلام. وتجاورها حملات من أنواع أخرى كالزكاة والتبرع العام والمنح المؤسسية، فيرى المدير كل الموارد في قائمة واحدة. وللمزيد عن الحملات اقرأ إدارة المتبرعين والحملات.

تقارير للإدارة

تضم الإضافة لوحة معلومات وتقارير للإيرادات والعقود، فيستطيع الناظر أن يعد ما يحتاجه مجلس الإدارة من النظام نفسه، بدل أن يجمع الأرقام من ملفات متفرقة.

نصائح للبدء

• ابدأ بوقف واحد وأدخل بياناته وصكه وشرطه بالكامل قبل غيره.
• سجّل كل عقار ووحداته وعقود إيجاره بتواريخها الصحيحة، فجدول الدفعات يعتمد عليها.
• راجع المتأخر أسبوعيًا من لوحة الأوقاف بدل انتظار نهاية الشهر.
• تأكد أن لكل وقف صندوقه حتى يصل الريع إلى مكانه.

للاطلاع على التفاصيل راجع وحدة الأوقاف.

الخلاصة

إدارة الوقف تعني معرفة بياناته وعقاراته وعقوده وريعه في أي وقت، وبدون دفاتر منفصلة. حين تُسجَّل الإيجارات وفواتيرها وريعها على صندوق كل وقف، يصبح التحصيل والمتأخر أمام الناظر في لوحة واحدة. ويسعد فريق Role8 أن يعرض عليك نجيد على بيانات تجريبية لتراه قبل أن تقرر.