المنح المؤسسية: من أول تواصل حتى اعتماد المنحة

تختلف المنحة عن التبرع الفردي في كل شيء تقريبًا. فهي تبدأ بعلاقة مع جهة مانحة، وتمر بمقترح ومراجعة وانتظار، وقد تستغرق أسابيع قبل أن يصدر القرار. وحين تُعتمد تأتي معها شروط: غرض محدد، ومبلغ مخصص، وتقارير يطلبها المانح. أما المنح المؤسسية للجمعيات التي تُدار في جدول مشترك ورسائل متفرقة، فكثيرًا ما تضيع تفاصيلها بين الموظفين. في هذا المقال نشرح كيف تتابع الجمعية رحلة المنحة كاملة داخل نجيد.

لماذا تحتاج المنح إلى متابعة خاصة؟

الجمعية التي تتعامل مع أكثر من جهة مانحة تواجه أسئلة لا يطرحها المتبرعون الأفراد عادة:

• أين وصلنا مع هذه الجهة؟ هل هو تواصل أولي، أم مقترح قُدّم، أم قرار ننتظره؟
• من المسؤول عن المتابعة؟ وما آخر تواصل جرى؟
• ما المبلغ المستهدف من المنحة، وكم وصل منه؟
• أين صُرف المبلغ؟ فالمانح سيسأل، وعلى الجمعية أن تجيب بأرقام.

حين تغيب الإجابة عن هذه الأسئلة، تتأخر المتابعة وتتراجع ثقة الجهة المانحة، وقد تضيع فرصة كان يمكن اقتناصها.

فرص المانحين: مسار من أول تواصل حتى الاعتماد

في وحدة المتبرعين والحملات في نجيد مسار مخصص لـفرص المانحين، يتابع الجهة المانحة من أول تواصل حتى اعتماد المنحة. فبدل أن تكون الفرصة رسالة في بريد أحد الموظفين، تصبح سجلًا في النظام يراه الفريق كله، ويعرف كل واحد منهم أين وصلت.

وتتحول المنحة بعد اعتمادها إلى حملة تلقائيًا، بمستهدفها ومركز تكلفتها في المحاسبة. فلا يحتاج الفريق إلى إعادة إنشائها يدويًا، ولا تبدأ المنحة حياتها في ملف منفصل عن بقية أرقام الجمعية.

بعد الاعتماد: المنحة حملة لها مستهدف ومحصّل

عندما تصبح المنحة حملة، تدخل في القائمة نفسها التي تتابع فيها الجمعية كل برامجها:

في هذه الشاشة التجريبية تظهر عدة حملات من نوع منحة مؤسسية بين حملات التبرع العام والزكاة والأوقاف. وبجانب كل واحدة مبلغها المستهدف وما حُصّل منه ونسبة إنجاز في شريط واضح. بعضها قارب الاكتمال، وبعضها ما زال في بدايته، وبعضها لم يصل منه شيء بعد. هذه القائمة تجيب عن سؤال الإدارة الأول: أي المنح تحتاج متابعة الآن؟

ولأن لكل حملة مبلغًا مستهدفًا ومحصّلًا ومصروفًا، يستطيع المسؤول أن يرى كم وصل من المنحة وكم صُرف منها، وهو ما يطلبه المانح عادة عند التقرير.

المنحة في سجل التبرعات

حين يصل مبلغ المنحة يُسجَّل في النظام ويظهر في لوحة التبرعات التي يفتحها المدير:

تعرض اللوحة أحدث التبرعات مع اسم الحملة المرتبطة بكل منها، وقائمة أكبر المتبرعين التي تضم جهات مؤسسية إلى جانب الأفراد، ورسمًا دائريًا للحملات حسب النوع يظهر فيه نوع المنحة المؤسسية بلونه. وفي البيانات التجريبية يرتفع عمود في شهر بعينه، وهذا ما يحدث في الواقع حين تصل منحة كبيرة دفعة واحدة، وهو سبب إضافي لأن تُقرأ الأشهر معًا لا منفردة.

المنحة مال مقيد: لا تخلطها بغيرها

المنحة غالبًا مخصصة لبرنامج بعينه، فهي في الغالب من الأموال المقيدة. ولذلك يهم أن يكون لها مركز تكلفة ومحاسبة تفصلها عن التبرعات العامة، ومن هنا يأتي ربطها بحملة لها مركز تكلفة في المحاسبة. ولمعرفة الفرق بين المقيد وغير المقيد اقرأ صافي الأصول المقيدة وغير المقيدة.

عادة أسبوعية لمتابعة الجهات المانحة

مع بساطة المسار، يبقى الانتظام هو العامل الحاسم. وهذه خطوات يمكن لمسؤول المنح اتباعها:

1. راجع فرص المانحين المفتوحة وحدد ما لم يُتواصل معه منذ مدة.
2. انتقل بكل فرصة إلى مرحلتها التالية بعد كل اجتماع أو مراسلة.
3. افتح قائمة الحملات وراجع نسبة إنجاز المنح المعتمدة.
4. قارن المحصّل بالمصروف لكل منحة قبل أن يطلب المانح تقريرًا.
5. أرسل للمانح تقرير الأثر عن ما أنجزته منحته. وتجد الفكرة في مقالنا تقرير الأثر للمتبرعين.

ويمكنك الاستعانة بمساعد سند، وهو مساعد ذكي خاص بالمنشأة، للإجابة عن أسئلة الفريق حول استخدام النظام.

الخلاصة

المنحة المؤسسية علاقة طويلة تحتاج إلى سجل واضح، لا إلى ذاكرة موظف. ومع مسار لفرص المانحين من أول تواصل حتى الاعتماد، وتحويل المنحة إلى حملة تلقائيًا بمستهدف ومركز تكلفة، وقائمة حملات ولوحة تبرعات تعرضان ما وصل وما صُرف، تصبح الإجابة عن أسئلة المانح سهلة. ولمن أراد أن يرى ذلك على بيانات تجريبية، يسعد فريق Role8 أن يعرضه عليك.