البرنامج الخيري الذي يعتمد على حملة موسمية واحدة يعيش بين موسم وآخر في قلق: هل يكفي ما جُمع لبقية العام؟ أما التبرع الشهري فيعطي الجمعية ما تحتاجه البرامج المستمرة، وهو دخل متوقع تبني عليه خطتها. لكن التبرعات الدورية لا تنجح بالنية الحسنة وحدها، فهي تحتاج نظامًا يحفظ موعد كل دفعة ويذكّر المتابع به ويسجّلها في الحملة الصحيحة. في هذا المقال نشرح كيف تدير الجمعية ذلك في نجيد.
لماذا تحتاج البرامج إلى تبرع دوري؟
بعض البرامج لا يقبل التوقف. كفالة الأيتام مثلًا التزام مستمر تجاه الأسرة، وإذا انقطع التمويل شهرًا تأثر المستفيد. وفي المقابل يفضّل كثير من المتبرعين أن يلتزموا بمبلغ صغير ثابت بدل مبلغ كبير واحد، لأنه أخف عليهم وأسهل في التخطيط.
وتظهر فائدة الدورية في ثلاثة أمور:
- استقرار البرامج: تعرف الجمعية ما يدخل كل شهر فتخطط الصرف بثقة.
- علاقة أطول مع المتبرع: المتبرع الدوري على تواصل مستمر مع الجمعية لا مرة في السنة.
- جهد أقل في جمع التبرعات: لا تبدأ الجمعية من الصفر في كل حملة.
التبرع الدوري في ملف المتبرع
يبدأ الأمر من ملف المتبرع في نجيد، وهو جهة اتصال واحدة تجمع تبرعاته وإيصالاته وتواصل الجمعية معه. ويدعم النظام التبرعات الدورية بثلاث دورات: شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. ومع كل دورة يصل تذكير للموظف المتابع قبل الموعد، فلا يضيع موعد لأن أحدًا نسيه.
ويفيد هذا التذكير في أمر آخر: يستطيع الموظف أن يتواصل مع المتبرع قبل الدفعة بكلمة شكر أو بخبر عن أثر عطائه، فيشعر أن الجمعية تعرفه ولا تطلب منه المال فقط.
التبرع الشهري من المتجر الخيري
لا يقتصر الأمر على المتبرعين الذين يعرفهم الموظفون. فمع إضافة المتجر الخيري على موقع الجمعية يجد الزائر منتجات تبرع بمبلغ ثابت أو بمبلغ يحدده بنفسه، مع خيار التبرع الشهري أو الإهداء باسم شخص آخر مع إمكانية إخفاء الاسم. ويتم الدفع عبر باي موب أو التحويل البنكي.
في هذه الشاشة يظهر في قائمة الأكثر مبيعًا منتج كفالة يتيم شهرية بين المنتجات الأعلى، وهو مثال على أن المتبرعين يقبلون على الصيغة الشهرية حين تُعرض لهم بوضوح. وتعرض البطاقات العلوية قيمة التبرعات عبر المتجر في الفترة وعدد سجلاتها، فتعرف الإدارة مباشرة ما أنتجه الموقع. وكل تبرع من المتجر يُسجَّل تلقائيًا في التبرعات وتقارير الحملة دون إعادة إدخال.
كل دفعة في الحملة الصحيحة
المتبرع الدوري لا يعني للجمعية رقمًا مجمّعًا فحسب، بل يعني أن كل دفعة تُنسب إلى برنامجها. ولكل حملة في نجيد مستهدف ومحصّل ومصروف ومركز تكلفة في المحاسبة، وكل تبرع وصرف يسجّل قيده. فحين تصل دفعة كفالة الشهر، تذهب إلى حملتها وتظهر في تقريرها.
لوحة التبرعات: من يعطي ومتى؟
لمراقبة الصورة العامة تعرض لوحة إدارة الحالات قسمًا للتبرعات: رسم لآخر ستة أشهر، وأحدث التبرعات بأسماء الحملات، وقائمة أكبر المتبرعين، وتوزيع الحملات حسب النوع.
في الرسم الشهري ترتفع الأعمدة في بعض الأشهر وتنخفض في غيرها، وهذا طبيعي في التبرعات الموسمية. وهدف التبرعات الدورية أن تخفف هذا التفاوت بين الأشهر. وتقرأ الإدارة الرسم مع قائمة أكبر المتبرعين لتعرف من تعتمد عليه الجمعية ومن يستحق تواصلًا خاصًا.
تقرير الأثر: لماذا يستمر المتبرع الدوري؟
أكثر ما يدفع المتبرع إلى إيقاف تبرعه الدوري أنه لا يعرف أين ذهب. لذلك يرسل نجيد بالبريد تقرير أثر يوضح ما قدّمه والأسر التي وصلها عطاؤه وصور الحملات. وكلما كان التقرير أوضح كان قرار الاستمرار أسهل. للمزيد عن بناء هذه العلاقة اقرأ إدارة المتبرعين والحملات.
خطوات عملية لبناء قاعدة المتبرعين الدوريين
- اعرض الخيار الشهري أولًا عند صفحة التبرع، مع بقاء المبلغ الواحد خيارًا متاحًا.
- اقترح التحويل إلى دوري على المتبرع المتكرر بعد تبرعه الثالث، وبأسلوب لطيف.
- عيّن موظفًا متابعًا لكل مجموعة من المتبرعين الدوريين حتى يصله التذكير بالمواعيد.
- أرسل تقرير الأثر في موعده ولا تؤجله إلى حين الحاجة إلى تبرع جديد.
- راجع اللوحة شهريًا لترى هل ارتفعت نسبة الدخل المتكرر مقارنة بالموسمي.
وللتفاصيل الكاملة عن المتجر الخيري راجع المتجر الخيري والموقع.
الخلاصة
التبرعات الدورية هي أساس استقرار البرامج الخيرية. ملف يحفظ دورة كل متبرع، وتذكير للمتابع قبل الموعد، ومتجر على موقع الجمعية يعرض التبرع الشهري بوضوح، وقيد لكل دفعة في حملتها، وتقرير أثر يبرر الاستمرار. وإذا أردت أن ترى ذلك على بيانات تجريبية فيسعد فريق Role8 أن يعرضه عليك.
جرّب المتبرعون والحملات في نجيد
جرّب نجيد على بيانات تجريبية، أو تواصل معنا ونجهّز لك النظام.
