متابعة نسبة السعودة ومستندات الموظفين من لوحة واحدة

يسأل المدير العام في اجتماع الإدارة سؤالًا بسيطًا: كم موظفًا لدينا في كل قسم، وما نسبة السعوديين بينهم؟ فيذهب مسؤول الموارد البشرية إلى ملفات متفرقة ويعود بعد ساعة بإجابة تقريبية. نظام الموارد البشرية الجيد يجعل هذه الإجابة أمامك في شاشة واحدة، ويحفظ مستندات كل موظف في ملفه بدل المجلدات المبعثرة. في هذا المقال نشرح كيف يتم ذلك في سُبرة.

لماذا يصعب على الشركات معرفة أرقام فريقها؟

المشكلة في الغالب ليست في قلة البيانات، بل في تفرّقها. ومن الأسباب المتكررة:

• جداول متعددة: قائمة بالموظفين عند الموارد البشرية، وأخرى عند المحاسب، وثالثة عند مدير القسم.
• مستندات خارج الملف: صورة الهوية والعقد في بريد أحدهم، والتأمين في ملف آخر.
• حساب النسب يدويًا: كل مرة يُطلب فيها رقم السعودة يُعاد العدّ من البداية.
• تعيينات لا يعرفها أحد: يصل موظف جديد ولا تعلم الإدارة بوجوده إلا عند أول راتب.

ملف الموظف: مكان واحد لكل شيء

تبدأ المتابعة من وحدة الموارد البشرية والرواتب في سُبرة، وهي مبنية على نظام العمل السعودي. يحفظ ملف الموظف المستندات والتابعين والتأمين والتأشيرات والخطابات والجزاءات، فلا يحتاج أحد إلى البحث في صناديق البريد عند طلب مستند. ويستطيع الموظف نفسه رفع مستنداته وتحديثها من بوابة الخدمة الذاتية على جواله، فيصل المستند إلى ملفه مباشرة.

وإلى جانب الملف تجد الإجازات وأرصدتها، والحضور والانصراف، والرواتب، ومتطلبات سعودية مثل التأمينات ونهاية الخدمة وحماية الأجور والسعودة والعمل الإضافي. وإذا احتجت إلى تفاصيل نظامية دقيقة في حالة بعينها فراجع الجهة الرسمية المختصة، فالنظام يسهّل المتابعة ولا يغني عن معرفتك بالأنظمة.

لوحة الموارد البشرية: ماذا ترى؟

هذه شاشة حقيقية من النظام التجريبي، وكل الأسماء فيها بيانات تجريبية:

وفي الشاشة ثلاثة رسوم وقائمة، ولكل منها فائدة:

• عدد الموظفين حسب الوظيفة: رسم أعمدة يبيّن توزيع الفريق على المسميات الوظيفية، فتعرف أين يتركز العدد.
• سعوديون مقابل مقيمين: رسم دائري يعرض نسبة السعودة بنظرة واحدة، بلون لكل فئة.
• عدد الموظفين حسب القسم: رسم دائري بألوان مختلفة للأقسام، ومعه مفتاح يوضح كل قسم.
• أحدث التعيينات: قائمة بأسماء من انضموا مؤخرًا وتاريخ كل تعيين وقسمه، فلا يمر موظف جديد دون علم الإدارة.

وتحت كل رسم عبارة تدعوك إلى الضغط عليه، فتنتقل من الرقم إلى الموظفين الذين يكوّنونه. وهذا مفيد حين يسألك أحدهم: من هم هؤلاء؟

كيف تستفيد من نسبة السعودة؟

الرقم وحده لا يكفي، فالمهم أن تقرأه بانتظام. ومن العادات النافعة:

1. اقرأ الرسم الدائري أسبوعيًا حتى ترى أي تغيير مبكرًا بعد كل تعيين أو انتهاء خدمة.
2. قارن بين الأقسام: افتح رسم الأقسام وانظر أين يتركز المقيمون وأين يتركز السعوديون.
3. راجع أحدث التعيينات وتأكد أن ملف كل موظف جديد مكتمل المستندات.
4. اضغط على الرسم حين يلفت نظرك رقم، وافحص قائمة الموظفين خلفه.

ويفيد أن تتذكر أن نسب السعودة المطلوبة تختلف بحسب النشاط وحجم المنشأة، لذلك ارجع إلى الجهة المختصة لمعرفة النسبة التي تنطبق على شركتك. أما سُبرة فتوفر لك الرقم الحالي جاهزًا دون عدّ يدوي، وتتضمن وحدة الموارد البشرية متطلبات السعودة ضمن المتطلبات السعودية التي ذكرناها.

من اللوحة إلى بقية الدورة

لا تنفصل الموارد البشرية عن المال. فالموظف الذي يظهر في اللوحة هو نفسه الذي يدخل في مسير الرواتب، وقسيمته هي التي تنتج قيدها المحاسبي. وقد شرحنا هذا المسار في مقالنا عن نظام الرواتب في السعودية. كما يسجّل الموظف حضوره وانصرافه من جواله بالموقع والبصمة، ويطلب إجازته من البوابة نفسها، ويعتمد المدير طلبات فريقه من جواله.

ويمكنك الاستعانة بمساعد آسيا، وهو مساعد ذكي خاص بالمنشأة، للإجابة عن أسئلة فريقك حول استخدام هذه الشاشات.

روتين مقترح للموارد البشرية

• كل صباح: انظر إلى أحدث التعيينات وتأكد أن الملفات مفتوحة.
• كل أسبوع: اقرأ نسبة السعودة وتوزيع الأقسام.
• كل شهر: قارن الأرقام بالشهر السابق قبل إقفال الرواتب.

الخلاصة

حين تجتمع مستندات الموظفين في ملف واحد، وتظهر نسبة السعودة وتوزيع الفريق في لوحة واحدة، يتحول سؤال المدير العام من مهمة تستغرق ساعة إلى نظرة تستغرق ثوانٍ. وإذا أردت أن ترى هذه اللوحة على بيانات تجريبية فيسعد فريق Role8 أن يعرضها عليك.