يخرج المندوب صباحًا بسيارته المحمّلة، ولا يعرف المدير أين وصل ولا كم باع ولا كم حصّل إلا حين يعود في المساء ومعه دفتر أو رسائل متفرقة. هذا هو الواقع في كثير من شركات التوزيع. برنامج مبيعات متنقلة مناسب يغيّر الصورة: المندوب يعمل من تطبيق واحد طوال اليوم، والمدير يرى سيارات فريقه على الخريطة ويتابع ما بيع وما حُصّل أولًا بأول. في هذا المقال نشرح كيف تعمل هذه الدورة في سُبرة، وما الذي تراه الإدارة على شاشتها.
لماذا يصعب ضبط المندوبين؟
المشكلة أن العمل خارج المكتب بعيد عن عين الإدارة وعن النظام المحاسبي معًا. وأكثر ما يظهر من أعراض:
- فواتير تُكتب بعد الزيارة: فيتأخر القيد وتختلف الأرقام بين ما باعه المندوب وما دخل النظام.
- تحصيل غير مربوط: يستلم المندوب مبلغًا من العميل ولا يعرف المحاسب لأي فاتورة هو.
- زيارات لا دليل عليها: لا أحد يستطيع التأكد أن المندوب وصل فعلًا إلى العميل.
- جرد متأخر: يكتشف أمين المستودع الفرق بين ما حُمّل وما بيع بعد أيام.
الحل أن يكون المندوب داخل النظام نفسه الذي يستخدمه المحاسب والمستودع، فكل عملية تُسجَّل مرة واحدة في مكانها.
تطبيق واحد للمندوب طوال اليوم
في إضافة المبيعات المتنقلة من سُبرة يعمل المندوب من شاشة نقطة البيع نفسها: خط سير اليوم، ثم البيع، ثم التحصيل، ثم الإيصال. ويمر يومه بخمس محطات متتابعة: فتح الوردية والحضور، ثم خط سير اليوم، ثم تسجيل الوصول عند العميل، ثم البيع أو التحصيل، وأخيرًا إقفال الوردية والانصراف.
ومن التفاصيل التي تهم المندوب في الطريق:
- العمل بدون إنترنت: يبيع ويسجّل وصوله حتى لو انقطعت الشبكة، ويتزامن كل شيء تلقائيًا عند عودتها.
- حضور تلقائي: فتح الوردية حضور وإقفالها انصراف، بالموقع والبصمة.
- نقدًا أو شبكة أو آجل: المدفوعة تظهر مدفوعة، والآجلة تصبح مستحقة على العميل بفاتورة ضريبية كاملة.
- تحصيل الفواتير السابقة: حين يستلم من العميل مبلغًا تُربط الدفعة بفواتيره فتصبح مدفوعة.
الخريطة المباشرة: أين سياراتك الآن؟
في الجهة الأخرى يجلس المدير أمام لوحة تتبع. جوال المندوب يرسل موقعه تلقائيًا كل دقيقة، والمدة قابلة للتعديل، فتعرض الخريطة آخر موقع لكل سيارة.
في الشاشة تظهر السيارتان Van01 وVan02 كعلامتين على الخريطة، وفي القائمة الجانبية اسم كل سيارة ومندوبها وحالتها. وكانت الحالة في هذا اليوم «غير متصل» لكلتيهما مع عبارة «لا يوجد مسار لهذا اليوم»، وهذا مثال مفيد: النظام يخبرك بوضوح متى لا يوجد نشاط بدل أن تخمّن. وتحت القائمة دليل ألوان للزيارات: مخطط، وتم تسجيل الوصول، ومنتهٍ، ومتخطاة. ويمكن تغيير التاريخ من أعلى القائمة لمراجعة يوم سابق.
وتشمل لوحة المدير أيضًا حالة كل سيارة، متصلة أو متوقفة أو غير متصلة، حسب آخر موقع وصل منها، ومسار السيارة وزياراتها خلال اليوم. ويُحفظ سجل المسارات للمراجعة بالمدة التي تحددها الشركة.
التحقق من الزيارة: دليل أن المندوب وصل
عندما يسجّل المندوب وصوله، يحسب النظام بُعده عن موقع العميل ويحفظه مع الزيارة. ويمكن للشركة أن تحدد نطاقًا بالمتر حول كل عميل، فإذا كان المندوب خارجه ظهر تنبيه أو مُنع التسجيل حسب سياسة الشركة. بهذه الطريقة تصبح الزيارة سجلًا قابلًا للمراجعة لا مجرد كلمة في تقرير.
إقفال مطابق في نهاية اليوم
عند إقفال الوردية يجري جرد النقد مقابل المبيعات والتحصيل، فيعرف المحاسب إن كان ما مع المندوب يطابق ما سُجّل. والمرتجع يُسجَّل بإشعار دائن فيعود الصنف إلى مكانه في المخزون. وهكذا لا ينتظر أحد نهاية الأسبوع ليكتشف فرقًا.
متابعة أداء المندوبين من لوحة المبيعات
بعد أن تتجمع عمليات المندوبين في النظام، تعرضها لوحة المبيعات في رسم المبيعات حسب المندوب.
يظهر في الرسم مندوبون مثل Van01 مع غيره، وبجواره أفضل العملاء وأفضل المنتجات وأحدث العروض. ولأن مبيعات السيارات تدخل النظام نفسه، فلا حاجة إلى تجميعها يدويًا قبل المقارنة بين المندوبين. وتجد تفاصيل دورة المبيعات الكاملة في مقالنا عن من عرض السعر إلى الفاتورة.
كيف تبدأ بخطوات بسيطة؟
- ابدأ بسيارة واحدة وجرّب يومًا كاملًا من فتح الوردية إلى الإقفال قبل التوسع.
- حدد نطاق العميل بالمتر بما يناسب طبيعة منطقتك، حتى لا يعيق التسجيل في الأحياء المزدحمة.
- راجع الخريطة صباحًا لتتأكد أن السيارات متصلة وأن لكل مندوب مسارًا.
- اجعل الإقفال اليومي عادة ثابتة حتى تظهر الفروقات في يومها.
لمعرفة تفاصيل الإضافة راجع المبيعات المتنقلة في سُبرة، ولتفاصيل التتبع لوحة المدير وآلية التتبع.
الخلاصة
البيع من السيارة يحتاج إلى نظام يسير مع المندوب في الطريق ويطلع المدير على ما يجري. تطبيق واحد للبيع والتحصيل، ويعمل بدون إنترنت، وخريطة مباشرة للسيارات، وتحقق من الزيارة، وإقفال مطابق، كلها تجعل المبيعات المتنقلة جزءًا منضبطًا من حسابات الشركة. ويسعد فريق Role8 أن يعرض عليك الدورة على بيانات تجريبية قبل أن تقرر.
جرّب المبيعات المتنقلة في سُبرة
جرّب سُبرة على بيانات تجريبية، أو تواصل معنا ونجهّز لك النظام.
