كثير من المدراء لا يرون أرقام الشركة المالية إلا مرة في الشهر، حين يصلهم تقرير من المحاسب. وحين تظهر مشكلة في التحصيل أو في المصاريف يكون الوقت قد فات. لوحة المحاسبة في نظام سُبرة صُممت لتغيّر هذه العادة: خمس دقائق كل صباح تكفي لتعرف أين تقف الشركة ماليًا، وما الذي يحتاج تدخّلك اليوم.
أولًا: البطاقات العلوية، صورة الشركة في سطر واحد
أول ما تراه في لوحة المحاسبة مجموعة بطاقات صغيرة لأهم الأرقام في الفترة التي تختارها من أعلى اللوحة:
- المفوتر (شامل الضريبة): إجمالي ما أصدرته من فواتير للعملاء.
- المقبوضات: ما دخل فعلًا من العملاء.
- المدفوعات: ما دفعته للموردين.
- المتأخرات: فواتير تجاوزت تاريخ استحقاقها ولم تُدفع.
وتحت كل بطاقة نسبة التغير مقارنة بالفترة السابقة، وعدد السجلات التي يتكوّن منها الرقم.
الفرق بين المفوتر والمقبوضات هو أول رقم يستحق انتباهك. إذا كان المفوتر يكبر والمقبوض ثابت، فالمبيعات تنمو على الورق فقط، والسيولة لا تتبعها.
ثانيًا: الرسم البياني، الاتجاه أهم من الرقم
الرسم البياني يعرض المفوتر للعملاء مقابل فواتير الموردين لآخر ستة أشهر. لا تقرأ كل عمود وحده، بل اسأل:
- هل الفجوة بين المبيعات والمشتريات تتسع أم تضيق؟
- هل هناك شهر شاذ يحتاج تفسيرًا، مثل شراء مخزون كبير أو عقد استثنائي؟
- هل الاتجاه العام صاعد أم هابط منذ ثلاثة أشهر؟
إذا وجدت شهرًا يحتاج تفسيرًا، اضغط على عموده لتفتح فواتير ذلك الشهر، وراجع أكبرها قبل أن تحكم على الاتجاه. ويمكنك تحويل العرض من أعمدة إلى خطوط، أو تصدير اللوحة.
ثالثًا: أعمار الديون، أين تتعطل السيولة؟
أسفل اللوحة ثلاث بطاقات: الفواتير المتأخرة بأسماء العملاء والمبالغ وعدد أيام التأخير، وأعمار الذمم المدينة والذمم الدائنة في رسمين دائريين، تضغط على أي جزء منهما لتفتح الفواتير التي يمثلها. أعمار الذمم مقسمة إلى: غير مستحقة، ومن 1 إلى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60 يومًا، وأكثر من 60 يومًا.
قاعدة بسيطة تساعدك هنا:
- المتأخر حديثًا يكفيه تذكير لطيف من فريق المبيعات.
- المتأخر لفترة أطول يحتاج اتصالًا من المسؤول المالي وخطة سداد مكتوبة.
- العميل الذي يتكرر تأخره يحتاج قرارًا إداريًا: إيقاف البيع الآجل له أو تقليل حده الائتماني.
وفي الجهة المقابلة تعرض بطاقة «فواتير مستحقة خلال 14 يومًا» ما عليك دفعه للموردين قريبًا، فتخطط للدفعات قبل موعدها بدل أن تفاجئك.
رابعًا: من الرقم إلى القرار
اللوحة لا تفيد إذا لم تنتهِ بقرار. هذه أمثلة لما يفعله المدير بعد قراءتها:
- المقبوضات أقل بوضوح من المفوتر: اجتماع قصير مع المبيعات لمراجعة قائمة المتأخرين.
- مستحقات الموردين كبيرة هذا الأسبوع: تأجيل مصروف غير عاجل أو ترتيب السيولة مع البنك.
- عميل واحد يمثل جزءًا كبيرًا من المتأخرات: متابعة شخصية من الإدارة.
لماذا الأرقام في سُبرة لحظية؟
لأن القيد المحاسبي في سُبرة لا ينتظر المحاسب. كل فاتورة بيع أو شراء، وكل دفعة، وكل حركة مخزون تسجّل قيدها تلقائيًا لحظة تأكيدها، ومع المطابقة البنكية من كشف الحساب يبقى رصيد البنك في اللوحة قريبًا من الواقع. لذلك ما تراه صباحًا هو وضع الشركة الآن، لا قبل شهر.
وإذا أردت سؤالًا أسرع من اللوحة، يمكنك مع إضافة آسيا، المساعدة الذكية الخاصة بالمنشأة، أن تسألها بالعربي: من أكبر العملاء المتأخرين؟ فتجيبك بالأرقام من بيانات شركتك وبصلاحياتك أنت.
الخلاصة
لوحة المحاسبة ليست تقريرًا للمحاسب فقط، بل أداة يومية للمدير. خمس دقائق تكفي لقراءة أربعة أرقام واتجاه واحد وقائمة متأخرين، ثم قرار واحد واضح. تعرّف على لوحات المعلومات في سُبرة، أو اقرأ مقالنا عن الفرق بين برنامج المحاسبة ونظام ERP.
جرّب لوحات المعلومات في سُبرة
جرّب سُبرة على بيانات تجريبية، أو تواصل معنا ونجهّز لك النظام.
