قد تقرر الشركة تغيير مزود بريدها لأسباب كثيرة: بطء الخدمة، أو مساحة صناديق لا تكفي، أو حاجة إلى أدوات تعاون أفضل، أو رغبة في إدارة أوضح للمستخدمين. لكن الخوف الأكبر يبقى واحدًا: أن تضيع رسائل قديمة فيها عقود وعروض ومراسلات عملاء، أو أن تتوقف الرسائل الجديدة أيامًا. والخبر الجيد أن نقل البريد الالكتروني يمكن أن يتم بسلاسة إذا خططت له بترتيب، وهذا ما نشرحه هنا خطوة بخطوة.
ابدأ بجرد ما تملكه فعلًا
قبل أي نقل، اكتب قائمة بكل ما يتعلق ببريد شركتك. ستفاجأ غالبًا بأن البريد أكبر من مجرد صناديق موظفين. القائمة المفيدة تشمل:
- الصناديق الفردية وحجم كل منها، وهل فيها أرشيف قديم.
- الصناديق المشتركة مثل info وsales، والمجموعات البريدية التي توزع الرسائل على عدة أشخاص.
- التحويلات والأسماء المستعارة، أي العناوين التي تصل رسائلها إلى صندوق آخر.
- الأجهزة والتطبيقات المرتبطة بالبريد: الهواتف، وبرامج البريد المكتبية، والأنظمة التي ترسل رسائل آلية مثل الفواتير والإشعارات.
- التقويم وجهات الاتصال إن كانت تُستخدم، لأن بعض طرق النقل تنقل الرسائل فقط.
هذا الجرد يحميك من مفاجأة شائعة: يعمل كل شيء بعد الانتقال ثم يتضح أن نظام الفواتير أو نموذج الموقع كان يرسل عبر الخادم القديم ولم ينتبه أحد.
اختر طريقة النقل المناسبة لحجم شركتك
تتعدد الطرق، لكن اختيارك يعتمد على عدد المستخدمين ونوع الخدمتين القديمة والجديدة. الأساليب الشائعة هي:
- الترحيل عبر بروتوكول IMAP: يسحب الرسائل من الصندوق القديم إلى الجديد، وهو مناسب لمعظم المزودين. ومن المهم أن تعرف أنه ينقل الرسائل في العادة، وقد لا ينقل التقويم وجهات الاتصال، فتحتاج لهما إلى خطوة منفصلة.
- الترحيل المباشر بين خدمتين متوافقتين: إذا كان المزودان يدعمان أداة ترحيل مخصصة، فقد تنقل الرسائل والتقويم وجهات الاتصال معًا.
- النقل على دفعات: تنقل مجموعة من الموظفين في كل مرة، وهو مفيد للشركات الأكبر حتى لا يتأثر الجميع في وقت واحد.
- النقل دفعة واحدة: يناسب الفرق الصغيرة، ويُنجز في عطلة نهاية الأسبوع حتى لا يعطل العمل.
وإن كان وجهتك خدمة مايكروسوفت 365 فمعظم هذه الطرق متاحة، وتختلف التفاصيل بحسب نوع الخدمة القديمة. اسأل مزودك الجديد عن الأداة المناسبة قبل أن تبدأ، ولا تعتمد على الافتراض.
احتفظ بنسخة احتياطية قبل أن تلمس أي شيء
أهم قاعدة في نقل بريد الشركة أن الرسائل القديمة لا تُحذف من الخادم الأول إلا بعد التأكد التام من وصولها. لذلك:
- اطلب من المزود الحالي نسخة كاملة من الصناديق، أو صدّرها بنفسك من برنامج البريد.
- احتفظ بالنسخة في مكان منفصل لا يرتبط بالخدمة القديمة ولا الجديدة.
- لا تلغِ اشتراك الخدمة القديمة يوم الانتقال، بل أبقِها فترة كافية للتحقق، فبعض المزودين يحذف الصناديق فور انتهاء الاشتراك.
وللاطلاع على تنظيم النسخ الاحتياطية عمومًا راجع مقالنا خطة النسخ الاحتياطي للشركات.
جهّز سجلات DNS قبل موعد التحويل
تحدد سجلات DNS أين تذهب الرسائل الواردة إلى نطاقك. أهم هذه السجلات سجل MX، وهو الذي يخبر العالم بالخادم المسؤول عن استقبال بريدك. وعند الانتقال يجب أن يتغير هذا السجل إلى خادم المزود الجديد. وفيما يلي ما يستحق التجهيز:
- خفّض قيمة TTL لسجلات البريد قبل الموعد بيوم أو يومين، فهي تحدد المدة التي تحتفظ فيها الأنظمة بالسجل القديم، وكلما قلّت انتقل التغيير أسرع.
- جهّز سجلات التوثيق الجديدة مثل SPF وDKIM وDMARC بحسب تعليمات المزود الجديد، حتى لا تذهب رسائلك الصادرة إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها. وقد شرحنا ذلك في مقال إنشاء بريد إلكتروني للشركات باسم نطاقك.
- لا تستبدل السجلات القديمة قبل الأوان: أضف المطلوب الجديد أولًا، ثم غيّر سجل MX في الوقت المحدد.
تحذير مهم: إذا كان لنطاقك سياسة DMARC صارمة، فتأكد من أن المزود الجديد مُعرَّف في سجل SPF قبل إرسال أول رسالة منه، وإلا قد تُرفض رسائلك.
نفّذ الانتقال بترتيب واضح
يفضّل أن يكون الانتقال في وقت قليل الضغط، مثل نهاية الأسبوع. والتسلسل العملي كما يلي:
- أنشئ الصناديق والمستخدمين في الخدمة الجديدة، واختبر الدخول بحساب تجريبي.
- انقل الرسائل القديمة، وقد تحتاج إلى عدة جولات لأن الصناديق الكبيرة تستغرق وقتًا.
- غيّر سجل MX إلى المزود الجديد.
- أبلغ الموظفين بموعد التغيير وبطريقة الدخول الجديدة وإعداد هواتفهم.
- أعد جولة نقل أخيرة لالتقاط ما وصل إلى الصندوق القديم أثناء فترة انتقال DNS.
لاحظ أن تغيير DNS لا ينتشر في كل مكان في اللحظة نفسها، ولذلك قد تصل بعض الرسائل إلى الخادم القديم لفترة بعد التحويل. وهذا سبب إضافي لإبقاء الخدمة القديمة فعّالة وعدم إلغائها فورًا.
تحقق بعد الانتقال قبل أن تغلق الخدمة القديمة
لا تعلن نجاح النقل بمجرد أن تعمل أول رسالة. اعمل فحصًا منظمًا:
- أرسل رسائل من كل صندوق رئيسي إلى عناوين خارجية مختلفة، وتأكد أنها تصل إلى الوارد لا إلى الرسائل غير المرغوب فيها.
- أرسل رسائل من الخارج إلى الصناديق الجديدة، بما فيها المشتركة والمجموعات.
- قارن عدد الرسائل في عينة من الصناديق بين القديم والجديد.
- افحص الأنظمة التي ترسل رسائل آلية، وحدّث إعداداتها إن كانت تعتمد على الخادم القديم.
- اسأل الموظفين بعد أسبوع عن أي رسائل أو مجلدات مفقودة.
وبعد أن تطمئن، اطلب من المزود القديم إغلاق الحساب. أما النسخة الاحتياطية التي أخذتها فاحتفظ بها مدة تناسب سياسة شركتك في حفظ المراسلات.
الخلاصة
نقل بريد الشركة لا يجب أن يكون مغامرة. اجرد ما لديك، واختر طريقة النقل المناسبة، واحتفظ بنسخة احتياطية، وجهّز سجلات DNS قبل الموعد، ثم تحقق جيدًا قبل إغلاق الخدمة القديمة. وإذا أردت أن يتولى فريق متخصص التخطيط والنقل مع بقية خدمات البريد الإلكتروني لدى شركتك، فيسعد فريق رول8 بمساعدتك.
تحتاج مساعدة في بريد الشركات؟
يتواصل معك أحد مستشارينا خلال يوم عمل، بدون أي التزام.