الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية (الربط والتكامل): ما المطلوب؟

تصل كثير من المنشآت إلى خطاب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الذي يحدد موعد ربطها، فتكتشف أن برنامج الفواتير الحالي يصدر فاتورة فيها رمز استجابة سريعة، لكنه لا يستطيع الاتصال بمنصة الهيئة. هنا تبدأ الفوترة الالكترونية المرحلة الثانية، وهي مرحلة لا يكفي فيها إصدار الفاتورة من برنامج إلكتروني، بل يجب أن يتصل النظام نفسه بمنصة «فاتورة» ويرسل إليها الفواتير بصيغة محددة. في هذا المقال نشرح ما تعنيه هذه المرحلة عمليًا، ومن تشمل، وما الذي تحتاج أن تراجعه في نظامك قبل الموعد.

من المرحلة الأولى إلى الثانية: ما الذي تغيّر؟

بدأت المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ) في 4 ديسمبر 2021، وكان المطلوب فيها إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا بدل الفواتير اليدوية، مع عناصر أساسية منها رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة المبسطة.

أما المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) فتضيف ثلاثة أمور جوهرية بحسب الهيئة:

• ربط نظام الفوترة بمنصة «فاتورة» التابعة للهيئة، بحيث تنتقل الفواتير إليها آليًا.
• إصدار الفاتورة بصيغة محددة (ملف XML منظم، أو PDF/A-3 يحتوي ملف XML بداخله).
• عناصر إضافية في الفاتورة، مثل المعرّف الفريد لكل فاتورة والختم التشفيري الذي يثبت أنها لم تُعدّل بعد إصدارها.

بمعنى آخر: المرحلة الأولى كانت عن شكل الفاتورة، والثانية عن اتصال النظام بالهيئة وسلامة البيانات.

من تشمل الفوترة الالكترونية المرحلة الثانية؟

تطبّق الهيئة المرحلة الثانية على مجموعات متتالية (موجات)، وتختار كل مجموعة بحسب إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة. وتخطر الهيئة المنشآت المستهدفة قبل موعد ربطها بستة أشهر على الأقل.

وآخر ما أعلنته الهيئة حتى تاريخ كتابة هذا المقال هو معايير الموجة الخامسة والعشرين: تشمل المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من السنوات 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، ويبدأ ربطها مع منصة «فاتورة» من 1 فبراير 2027.

لاحظ نقطتين مهمتين:

1. يكفي تجاوز الحد في سنة واحدة من السنوات المذكورة، حتى لو انخفضت إيراداتك بعدها.
2. المرجع هو خطاب الهيئة وموقعها الرسمي، لا ما يتداول في المواقع. إن لم يصلك إخطار وتشك في أنك مشمول، فراجع حسابك وقنوات الهيئة الرسمية.

الاعتماد والإبلاغ: نوعان من الفواتير ومساران مختلفان

أكثر ما يربك المنشآت في هذه المرحلة أن الفاتورة لا تُعامل بطريقة واحدة، بل بحسب نوعها:

الفاتورة الضريبية (بين المنشآت)

هي الفاتورة التي تصدرها لمنشأة أو جهة حكومية. تمر بمسار الاعتماد (Clearance): يرسل نظامك الفاتورة إلى منصة «فاتورة» فور إصدارها، وتتحقق المنصة منها وتعتمدها، ولا تُسلّم للعميل إلا بعد اعتمادها. لذلك يجب أن يكون نظامك متصلًا بالمنصة لحظة إصدار الفاتورة.

الفاتورة الضريبية المبسطة (للأفراد)

هي فاتورة البيع للمستهلك، كفاتورة نقطة البيع. تمر بمسار الإبلاغ (Reporting): تُسلّم للعميل فورًا، ثم يرسلها النظام إلى المنصة خلال 24 ساعة من إصدارها. هذا يعني أن انقطاع الإنترنت في الفرع لا يوقف البيع، لكن النظام يجب أن يرسل الفواتير المتأخرة تلقائيًا بعد عودة الاتصال.

والأمر نفسه ينطبق على الإشعارات الدائنة والمدينة: كل إشعار يتبع مسار الفاتورة المرتبط بها.

المتطلبات التقنية التي يجب أن يدعمها نظامك

لا تحتاج أن تكون مبرمجًا لتفهم ما يجب أن يتوفر في نظامك، لكن تأكد من هذه النقاط مع مزوّد النظام:

• التسجيل والربط بمنصة «فاتورة»: يحصل كل جهاز أو نظام إصدار على شهادة ختم تشفيري خاصة به عبر رمز تفعيل من بوابة «فاتورة».
• معرّف فريد لكل فاتورة وتسلسل لا يمكن العبث به، بحيث ترتبط كل فاتورة بالتي قبلها.
• الختم التشفيري ورمز الاستجابة السريعة بالعناصر التي تطلبها الهيئة في هذه المرحلة.
• صيغة XML المعتمدة وحفظ نسخة من كل فاتورة كما أُرسلت.
• معالجة رفض المنصة: إذا رفضت المنصة فاتورة بسبب خطأ في الرقم الضريبي أو العنوان، يجب أن يظهر السبب بوضوح للموظف ليصححه.
• بيانات العملاء المكتملة: الفاتورة الضريبية تحتاج بيانات المشتري كاملة، ومنها الرقم الضريبي والعنوان الوطني، وغيابها من أكثر أسباب الرفض.

وقبل التشغيل الفعلي، يجب اختبار الفواتير في بيئة الاختبار التي توفرها الهيئة، والتأكد من قبولها بكل أنواعها.

خطوات عملية للاستعداد قبل موعد الربط

إذا وصلك إخطار الهيئة أو تتوقع وصوله، فهذه خطة عمل مختصرة:

1. حدد كل مصادر الفواتير في منشأتك: البرنامج المحاسبي، ونقاط البيع في الفروع، وأي نظام آخر يصدر فواتير مثل نظام العقود أو المتجر الإلكتروني.
2. اسأل مزوّد كل نظام سؤالًا مباشرًا: هل يدعم الربط مع منصة «فاتورة» في المرحلة الثانية؟ وهل جربه مع منشآت أخرى؟
3. نظّف بيانات العملاء: أكمل الأرقام الضريبية والعناوين الوطنية للعملاء من المنشآت قبل الربط، لا بعده.
4. سجّل أجهزة الإصدار في بوابة «فاتورة» واربطها بنظامك.
5. اختبر الفاتورة الضريبية والمبسطة والإشعارات في بيئة الاختبار.
6. درّب الموظفين على قراءة رسائل الرفض والتصحيح، وعلى ما يحدث عند انقطاع الاتصال.
7. ابدأ مبكرًا: ترك التجهيز للأسبوع الأخير يعني أن أي خطأ في البيانات سيوقف إصدار الفواتير الضريبية.

هل يكفي نظامك الحالي أم تحتاج نظامًا جديدًا؟

ليست كل منشأة مضطرة لتغيير نظامها. إن كان مزوّد برنامجك يدعم الربط ويحدّثه باستمرار، فقد يكفي التحديث والإعداد. لكن كثيرًا من المنشآت تكتشف في هذه المرحلة أن فواتيرها موزعة على أكثر من برنامج غير مترابط، فيصبح الربط مشكلة مضاعفة.

هنا يكون نظام ERP متكامل خيارًا عمليًا: المبيعات ونقاط البيع والمخزون والمحاسبة في نظام واحد متصل بمنصة «فاتورة» من مكان واحد. فمثلًا، يدعم نظام أودو في نسخته الخاصة بالسعودية الربط مع منصة «فاتورة» وإصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة، كما يدعمها نظام سُبرة للمنشآت التي تبحث عن نظام جاهز بالعربية. وأيًا كان النظام، فإن تشغيله على بنية مستقرة مهم لأن الفاتورة الضريبية لا تُعتمد دون اتصال، ويمكنك الاطلاع على دليل اختيار سيرفر VPS إن كنت تستضيف نظامك بنفسك.

الخلاصة

الفوترة الالكترونية المرحلة الثانية لا تتعلق بشكل الفاتورة، بل باتصال نظامك بمنصة «فاتورة» وسلامة بيانات كل فاتورة. الفاتورة الضريبية تُعتمد من المنصة قبل تسليمها، والمبسطة تُبلّغ خلال 24 ساعة. ابدأ بحصر مصادر الفواتير، وتأكد من دعم نظامك للربط، وأكمل بيانات عملائك، واختبر قبل الموعد. ومعايير كل موجة ومواعيدها تصدر عن الهيئة، فاجعل موقعها الرسمي وخطابها لمنشأتك مرجعك الأول. وإن احتجت مساعدة في تجهيز نظامك وربطه، ففريق Role8 يمكنه مساعدتك في ذلك.